Tabelle millesimali e criteri di spesa
Carichi la tabella di proprietà generale e quelle di scala, ascensore e riscaldamento, poi le assegni alle unità. Ogni spesa sceglie la sua tabella, invece di finire in un totale unico diviso a occhio.
Per condomini autogestiti e piccoli amministratori
Rendiconto e riparto millesimale che tornano al centesimo
MillesimiChiari tiene insieme tabelle millesimali, spese, incassi e conguagli, e prepara il fascicolo da portare in assemblea. Ogni quota si può risalire fino alla fattura che l'ha generata, senza aprire tre file diversi.
- Tabelle millesimali sempre allineate
- Riparto quadrato al centesimo
- Un prospetto per ogni unità
Il problema
Il consuntivo arriva in assemblea e nessuno lo capisce
Durante l'anno lo stabile vive di piccole cose: la bolletta dell'acqua condominiale, la manutenzione dell'ascensore, l'idraulico chiamato d'urgenza per la colonna di scarico, la luce delle scale, il primo versamento sul fondo per il rifacimento della facciata. Chi tiene i conti annota tutto su un quaderno o su un foglio di calcolo ereditato da chi c'era prima, con colonne che nessuno ha più il coraggio di toccare.
A marzo bisogna chiudere. Servono il registro di contabilità con i movimenti dell'anno, il riepilogo finanziario, la situazione patrimoniale e una nota che spieghi le voci meno ovvie. Poi comincia il riparto vero: la tabella di proprietà generale, quella della scala, quella dell'ascensore, il riscaldamento con i consumi. Un appartamento è stato venduto a settembre, quindi la quota va divisa fra venditore e acquirente. Due unità sono indietro con le rate. Alla fine il totale ripartito e il totale delle spese differiscono di pochi euro, e nessuno sa dove si sia perso il centesimo.
La sera dell'assemblea qualcuno chiede perché la sua quota è cresciuta rispetto all'anno prima. La risposta esiste, ma è dentro una cartellina e in una formula annidata: non si può mostrare in trenta secondi. La discussione si allunga, l'approvazione slitta, il fondo per la facciata resta fermo e il lavoro fatto in dodici mesi sembra improvvisamente inaffidabile.
- Il totale del riparto non coincide con il totale delle spese, e la differenza salta fuori proprio in assemblea.
- Le tabelle millesimali sono su un foglio ingiallito e nessuno sa se tengono conto del sottotetto trasformato in abitazione.
- Per ogni condòmino che chiede spiegazioni servono mezz'ora, tre allegati e una telefonata al fornitore.
- Rate incassate, solleciti e conguagli vivono in tre file che non si parlano fra loro.
La soluzione
Dalla spesa alla quota, un percorso che si può mostrare
MillesimiChiari non è un bilancio d'impresa adattato al condominio: è costruito sul modo in cui le spese di uno stabile diventano quote. Ogni fattura entra con la sua data, il suo documento allegato e il criterio con cui va divisa, e da quel momento sa già a quale tabella millesimale appartiene. Il riparto non è un foglio da compilare a fine gestione, ma il risultato del lavoro fatto durante l'anno.
Alla chiusura escono i documenti previsti dall'articolo 1130-bis del Codice civile, il riparto per tabella e il prospetto individuale di ogni unità. Se qualcosa non quadra, il sistema lo segnala prima della convocazione e non davanti a venti persone sedute. Quando un condòmino chiede conto della sua quota, si apre la sua pagina e si risale alla spesa, alla tabella e ai millesimi applicati.
Carica unità e millesimi
Inserisci le unità immobiliari, i proprietari e i millesimi delle tabelle in uso: proprietà generale, scala, ascensore, riscaldamento e le eventuali tabelle di gruppo. Le date di acquisto e di vendita restano registrate, così i subentri in corso d'anno non si perdono.
Registra le spese con il loro criterio
Ogni fattura entra con importo, fornitore, documento allegato e tabella di riferimento. Acconti, rate del preventivo e versamenti sul fondo per le opere straordinarie restano separati dalla gestione ordinaria, come devono essere.
Chiudi la gestione e porta i documenti in assemblea
Con un comando ottieni registro di contabilità, riepilogo finanziario, situazione patrimoniale, nota sintetica, riparto per tabella e prospetto individuale per unità, in un fascicolo ordinato da allegare alla convocazione.
Funzionalità
Che cosa fa lo strumento, nel dettaglio
Ogni funzione nasce da un passaggio reale del mestiere, non da un elenco di caselle da spuntare.
Riparto verificato al centesimo
Il totale ripartito e il totale delle spese devono coincidere. Se non coincidono, la differenza viene segnalata con la voce che l'ha prodotta, molto prima della sera dell'assemblea.
Registro di contabilità in ordine cronologico
Ogni movimento entra con data, importo, causale e documento giustificativo allegato. Il registro previsto dall'articolo 1130-bis si compone mentre lavori, non nella settimana della convocazione.
Riepilogo finanziario e situazione patrimoniale
Saldi di banca e cassa, crediti verso i condòmini, debiti verso i fornitori e fondi accantonati stanno in un unico prospetto. Il quadro si aggiorna a ogni registrazione, senza ricalcoli manuali.
Rate, incassi e posizioni scoperte
Imposti le rate del preventivo, registri gli incassi e vedi subito chi è in ritardo e di quanto. I solleciti escono con il dettaglio delle rate mancanti, non con una cifra secca da contestare.
Subentri, vendite e conguagli
Indichi la data del rogito e il riparto separa la quota del venditore da quella dell'acquirente. I conguagli di fine gestione seguono lo stesso criterio, unità per unità, con il periodo indicato in chiaro.
Fascicolo di assemblea pronto da inviare
Preventivo, consuntivo, riparto per tabella e prospetti individuali escono in un unico PDF ordinato. Ogni condòmino riceve la pagina che lo riguarda, con i millesimi applicati e le voci corrispondenti.
Adempimenti fiscali del condominio
Tieni traccia dei pagamenti alle imprese soggetti alla ritenuta del quattro per cento e dei dati dei fornitori utili alla comunicazione annuale. Le attestazioni di spesa per le detrazioni si generano per unità.
Risultati
Che cosa cambia nelle giornate di lavoro
Assemblee che si chiudono con l'approvazione
Quando ogni voce del riparto si ricostruisce partendo dalla fattura, le domande trovano risposta in aula e la delibera non slitta alla convocazione successiva.
Quote che il condòmino capisce da solo
Il prospetto individuale dice quanto si paga, per quale tabella e in base a quali millesimi. Meno telefonate serali, meno sospetti, meno richieste di chiarimento fuori tempo.
Continuità nel passaggio di consegne
Chi prende in mano la gestione trova millesimi, registro, allegati e conguagli nello stesso posto, senza dover ricostruire tre anni di quaderni, cartelline e ricevute sparse.
Tempo che torna sullo stabile
Le ore che oggi finiscono nella quadratura delle colonne tornano nel confronto dei preventivi dei fornitori, nelle verifiche periodiche e nella manutenzione dell'edificio.
Prova sociale
Come lo raccontano le persone che fanno questo lavoro
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Il nostro stabile ha dieci unità e nessun amministratore esterno, quindi i conti li tengo io. Prima passavo due sere a far quadrare le colonne dell'acqua e della scala, e sbagliavo comunque un arrotondamento. Adesso carico le fatture durante l'anno e a marzo stampo un riparto già verificato.
Seguo nove stabili piccoli e il momento peggiore era il consuntivo di tutti concentrato negli stessi giorni. Con i prospetti individuali le assemblee durano meno, perché ognuno arriva avendo già letto la propria pagina. Le contestazioni sui millesimi si chiudono mostrando un foglio.
Come consigliere devo controllare i conti prima che vadano in approvazione. Avere il registro di contabilità con gli allegati collegati a ogni movimento mi ha permesso di verificare le voci in un pomeriggio invece che in una settimana. Le due posizioni in ritardo erano già segnalate.
Prezzi
Tre piani, nessun vincolo di durata
Scala
15 euro al mese
per il condominio autogestito che tiene i conti di un solo stabile
- Un condominio fino a sedici unità immobiliari
- Tabelle millesimali senza limite di numero
- Registro di contabilità con allegati
- Riparto e prospetti individuali in PDF
- Assistenza via email in italiano
Palazzo
39 euro al mese
per chi segue più stabili, anche solo quelli del proprio isolato
- Fino a cinque condomini gestiti
- Unità immobiliari senza limite per stabile
- Subentri, conguagli e fondo per opere straordinarie
- Rate, solleciti e stato delle posizioni scoperte
- Fascicolo di assemblea pronto da inviare
Studio
89 euro al mese
per il piccolo studio di amministrazione con più collaboratori
- Condomini gestiti senza limite di numero
- Tre utenti con permessi distinti
- Ritenuta del quattro per cento e dati per la comunicazione annuale
- Attestazioni di spesa per le detrazioni, per unità
- Affiancamento iniziale sulla ripresa dei dati
Prezzi per stabile gestito, IVA esclusa, senza costi di attivazione: se il condominio cambia gestione, i dati si esportano per intero e restano leggibili.
Domande frequenti
Le domande che ci arrivano più spesso
MillesimiChiari sostituisce l'amministratore di condominio?
No. È uno strumento di lavoro per chi i conti li tiene già, che sia un condòmino delegato o un amministratore professionista. Ricordiamo che il Codice civile, all'articolo 1129, prevede la nomina dell'amministratore quando i condòmini sono più di otto. La responsabilità del rendiconto e delle scelte contabili resta di chi redige e di chi approva in assemblea.
I documenti prodotti rispettano l'articolo 1130-bis del Codice civile?
Il programma genera registro di contabilità, riepilogo finanziario, situazione patrimoniale e traccia della nota sintetica esplicativa, cioè la struttura documentale richiesta dalla norma. Il contenuto però dipende da come vengono registrate le spese: la correttezza sostanziale del rendiconto resta in capo a chi lo compila e all'assemblea che lo approva.
Non abbiamo tabelle millesimali aggiornate: possiamo usarlo lo stesso?
Sì. Si caricano i millesimi effettivamente in uso nello stabile e si lavora su quelli. MillesimiChiari non calcola nuove tabelle: la loro formazione o revisione è materia tecnica e, nei casi previsti dall'articolo 69 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, richiede l'accordo di tutti i condòmini oppure il ricorso all'autorità giudiziaria.
Come si gestisce un appartamento venduto a metà anno?
Si indica la data dell'atto e il riparto separa automaticamente la quota di competenza del venditore da quella dell'acquirente, riportando i periodi sul prospetto individuale. Resta ferma la disciplina dell'articolo 63 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, che vincola l'acquirente insieme al venditore per i contributi dell'anno in corso e di quello precedente.
Possiamo importare i dati dal foglio di calcolo che usiamo oggi?
Sì. Unità, proprietari e millesimi si importano da un file in formato CSV o da un foglio di calcolo, e le spese dell'anno in corso si possono caricare con lo stesso metodo. Nel piano Studio è previsto un affiancamento iniziale per riprendere la contabilità esistente senza rifare l'inserimento a mano.
I condòmini devono creare un account per vedere i conti?
No. Chi gestisce lo stabile lavora nel programma, i condòmini ricevono documenti: il prospetto individuale e il fascicolo di assemblea in PDF, per email o su carta. Resta impregiudicato il diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti giustificativi di spesa nei modi previsti dal Codice civile.
Dove sono conservati i dati del condominio e chi può accedervi?
I dati sono conservati su server situati nell'Unione europea e sono accessibili solo agli utenti abilitati dello stabile. Il trattamento segue il Regolamento UE 2016/679: puoi chiedere in qualsiasi momento l'esportazione completa o la cancellazione dei dati, e trovi tutti i dettagli nella privacy policy del sito.
Che cosa succede se cambia chi tiene la gestione?
Il patrimonio informativo resta del condominio, non del programma. Registro, riparti, allegati, tabelle e conguagli si esportano in formati leggibili anche fuori da MillesimiChiari, così il passaggio di consegne si chiude con una consegna di documenti e non con una ricostruzione a memoria.
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